Si usted es como millares de diseñadores, de programadores y de otros profesionales creativos, en algún momento considerará empezar su propio negocio. A diferencia de la mayoría, usted va en contra del sentido común y decide abrir supropio negocio. Y no solo trabajar independiente o freelancea tiempo completo, sino registrar su empresa, conseguir algunos muebles y enfrentar todos los requisitos legales. Incluso conseguir una verdadera oficina con refrigerador.
Este artículo le ofrece consejos reales, desde las trincheras de una pequeña empresa que arranca, y es aplicable a diseñadores, desarrolladores, a los publicistas, expertos en usabilidad y a todas las modalidades de proveedores de servicios.
Atención freelancers: Hay varios ítems pertinentes a su profesión.
Escriba un plan de negocios
Es lo más importante que puede hacer para prepararse para comenzar y operar su propio negocio. Desarrollar un plan de negocio requiere mucho tiempo y energía, pero es inestimable por una razón primaria le fuerza a encararse con su idea del negocio. Usted debe decidir cómo generará ingresos, cuáles serán sus costos, quienes son sus competidores, y lo más importante, QUÉ HACE SU NEGOCIO. Esto puede parecer obvio, pero escríbalo. Piense en ello. ¿Qué hace su negocio diferente? ¿Qué servicio ofrece que es superior o único? ¿Qué le va a colocar por delante de la competencia?
Más allá de ser un ejercicio mental, un buen plan de negocios le dará una mejor oportunidad de conseguir un préstamo bancario para pequeñas empresas, que simplemente entrar diciendo Me gusta usar Photoshop y quizápuede montar algunos Web sites o algo. Denme dinero.
Hace algunos años, la retórica de la nueva era de los negocios decía olvídate del plan y lánzate. Obviamente, eso no funcionó muy bien, así que si toma esa ruta, que Dios le proteja. El plan de negocio existe por una razón. Hay bibliotecas de los libros escritos sobre ellos y Web sites enormes dedicados a desarrollarlos bien. Algunos recursos:
SBA
Artículos de Scott Kramers en A List Apart
Businessplans.org
Business Plan Archive (Archivo De Planes De Negocios)
Tomese algunas semanas y desarrolle un plan fuerte y pensado. Déselo a sus amigos, compañeros de trabajo, incluso a su familia, para que lo lean. Su negocio será inconmensurablemente más fuerte porque usted se tomóel tiempo para dar el paso de escribir su plan.
Registre su empresa(1)
Una persona ficticia, persona jurídica (fictitious name en los USA, DBA doing-business-as en algunos estados) es el término que el gobierno utiliza para denominar el nombre de una empresa. Si usted elige el nombre HyperGlobalMegaSoft como el nombre de su compañía, tiene que ser registrado con el gobierno (o el estado en el caso de los USA) para asegurarse de que nadie más lo está utilizando. Esto costará cerca de US$100, pero le previene de usar accidentalmente un nombre ya registrado, o que otra persona use SU nombre. Algunas compañías pueden utilizar el mismo nombre para diversas industrias. Por ejemplo, Luigis (estudio de diseño) y Luigis (pizzería.)
Es importante notar que una persona jurídica no es lo mismo que una marca registrada. Registrar una marca implica un proceso independiente, más papeleo y honorarios adicionales. A diferencia de la persona jurídica, no es necesaria una marca registrada para arrancar un negocio.
Financiamiento
Este es un asunto bastante complicado, se han escrito sobre él suficientes libros y artículos para aburrirse por años. Consejo: comience el negocio con sus propiosahorros o pida dinero prestado a un banco. Recomiendo altamente lo primero o una combinación que incluya utilizar sus ahorros, esto hace que considere un poco más su dinero. Si decide hacer un préstamo bancario, cerciórese de que el plan de negocio esté lo suficientemente pulido. Este puede ser un buen momento para apoyarse con un asesor profesional en planes de negocios.
Regla de oro: No pida prestado el dinero de la familia o de los amigos. El 99% de las veces no podrá la deuda, o pasarán meses o años antes de tener la oportunidad de pagar. La cantidad no es lo importante, sean US$1.000 o US$100.000, pueden llevar al deterioro de una relación.
Contrate a un contador
Para comenzar su negocio y mantener su salud financiera, actual y futura, no hay mayor aliado que un contador. Él o ella (o ellos si contrata a una firma) le podrán aconsejar sobre innumerables aspectos de su nueva empresa. Pueden aconsejarle sobre el tipo de entidad de negocios con la cual empezar, sobre abrir las cuentas bancarias, sobre los medios para la facturación y el cobro, y mucho más. Lo más importante, le pueden indicar la forma más apropiada para pagar los impuestos de forma correcta y puntual.
Breves consejos sobre los contadores:
Vaya con un contador o una firma de contadores en su estado (o en su país.) Cada estado tiene sus propias leyes contables.
Cerciórese de que el contador sepa como pagar impuestos comerciales o de negocios. No emplee a contador orientado a la contabilidad familiar o personal.
A menos que esté realmente apretado de recursos, emplee a un contador que no sea un miembro de su familia. Puede tentarle que resulte más económico, pero es mejor tener un punto de vista imparcial sobre sus finanzas, y también ayuda mantener a la familia alejada de sus finanzas en general.
¡Intente hacer un trueque de servicios! Tal vez su contador necesite un logotipo, un sitio Web o un nuevo brochure.
Comience con un socio
Si puede, comience el negocio con un socio. Esta persona debe ser otro diseñador o un programador con un nivel de la experiencia igual o mayor que la suya, pero con diferentes habilidades. Si usted es el Genio de los Reportes Anuales, su socio puede ser el Señor del Diseño de Identidad. Tener dos Genios de los Reportes Anuales no suplirá la falta del Diseño de Identidad cuando el cliente la solicite. Y, de nuevo, serámejor si el socio no es un familiar.
Y puede preguntarse Pero, ¿porqué un socio? Soy un buen diseñador y puedo hacer esto bien, solo.
Un socio le mantendrá con los pies en el suelo. Cuando quiera comprar ese escáner de US$2.000, él o ella debe cuestionar la compra. Si usted quiere diseñar una pieza promocional, debe ser un esfuerzo de grupo para conseguir mejores resultados. Si usted comienza a aflojar, él o ella estará allípara recordarle las prioridades de su negocio. Nadie puede hacerlo todo y dos habilidades complementarias crean un activo que no puede ser reproducido volando en solitario.
Sobre Su Nueva Oficina
Cuando comienza un negocio, la opción de establecer una oficina fuera de casa tiene dramáticos pros y contras que se deben sopesar cuidadosamente.
Pros:
Tener un lugar para que los clientes le visiten, si residen localmente.
Reforzar una buena imagen (leer abajo.) Una presentación apropiada da un buen impulso y hacer que su oficina parezca como si ha estado en el negocio por años (no les dijo que estuviera empezando ¿no?), Ayuda a reforzar la confianza de los clientes.
Puede deducir de impuestos de todos los gastos de mantener la oficina (alquiler, reparaciones, teléfono, etc.) Esto puede afectar drásticamente su estado de resultados.
Salir de casa. Tener un lugar real para ir a trabajar hace el negocio más real y le obliga a tomarlo con más seriedad.
Contras:
Puede ser como tirar el dinero por la ventana. Alquilar una oficina cuesta US$250-US$10.000 al mes, sin incluir el depósito inicial. Es mucho dinero si se tiene una clientela baja o inconsistente.
Requiere gastos adicionales. Necesitará inspecciones y un contrato, sin mencionar líneas telefónicas adicionales, conexión a Internet, amueblados, etc.
Arreglar una oficina para un negocio nuevo está en función del negocio, será diferente en cada caso, y depende casi enteramente del dinero disponible para arrancar y del flujo de efectivo. Algunos negocios requieren un lugar especial para recibir a los clientes (agencias de anuncios), para otros no es tan importante (desarrollos de Web.) Hay que sopesar las ventajas cuidadosamente contra el capital disponible, porque comprometerse a un alquiler sin los medios para pagar no es ninguna diversión.
Conserve buenos registros escritos
Asegúrese de guardar buenos registros escritos de los clientes, eso significa un archivo físico real, con copias de las ofertas, los contratos, las facturas, los cronogramas y cualquier otra cosa que se relacione con un proyecto. Esto también incluye todos los expedientes financieros, estados de cuenta, recibos, boletas de depósito, etc.
Antes de comenzar su negocio establezca varias cosas importantes. Primero, diseñe un sistema consistente y escalable de ficheros para todas los formularios. No importa si organiza por cliente o por proyecto, pero asegúrese de que puede encontrar la información cuando la necesita. En segundo lugar, cerciórese de tener contratos herméticos. Aconsejo que no los escriba usted mismo. Hay muchos lugares en la red en donde puede conseguir contratos genéricos, como www.creativepro.com. Usted también necesitará acuerdos de confidencialidad o NDAs (non-disclosure agreements, acuerdos de confidencialidad al momento de subcontratar a otros freelancers u otras empresas); plantillas de solicitudes de oferta o RFP (request for proposal) para que los clientes las completen; informes de gastos; facturas y horarios. Cada proyecto es diferente, así que estépreparado para realizar cambios en estas formas. (2)
Y por favor, cuando firme un contrato con un cliente, cerciórese de tener una copia con AMBAS firmas. Parece obvio, pero se sorprendería. No haga (ni lo empiece) ningún trabajo sin uncontrato, porque legalmente, usted pasara un mal rato tratando de forzar a un mal cliente a pagar sin uno.
Parte de mantener buenos registros es tener un buen sistema de facturación listo para trabajar en cualquier momento. Cerciorarse de que las facturas llegan al cliente mientras que el proyecto estáfresco. Cada factura debe indicar claramente la cantidad a pagar y los términos de pago (30 días, etc.), e indicar claramente cualquier honorario adicional por incumplimiento en el pago.
Si un pago se atrasa, que no le preocupe llamar al cliente. Algunas veces han traspapelado la factura. En otras ocasiones no tienen el dinero y están retrasando el pago. A veces, el cheque está en el correo. ¡El negocio que no llama para conseguir un pago no conseguirá su pago!
Comience Pequeño, Conserve el Botín
Considere el trabajar desde su casa / apartamento al comenzar, especialmente si tiene clientes que nunca lo visitarán, o si vive en una metrópoli cara (NYC, LA, Chicago, San Francisco, etc.) ¡Mantenga sus costos bajos! No compre una nueva máquina cortadora Xeon si su actual máquina puede cortarlo, o una camionada de
equipo de redes para enlazar dos computadoras. ¡Sea tacaño! Busque las ofertas de OfficeMax, recorte cupones y haga compras inteligentes. Va a necesitar el capital del arranque más adelante, así que no lo desperdicie en gastos frívolos. (Y, sí, la tarjeta de visita troquelada e impresa con tinta metálica cuenta como un gasto frívolo.)
No cobre de menos, pero sea flexible
Si hay una cosa que recordar de este artículo, debe ser este punto. El precio apropiado es algo que mantiene un negocio vivo, en múltiples niveles. Cuando usted cobra las cantidades apropiadas por un trabajo, el cliente sentirá que empleóa la gente correcta; cuando usted cobra de menos, el cliente lo sabrá y se aprovechará de usted exigiendo tarifas similares en el futuro.
Si le da a cada cliente un descuento solo para conseguir un trabajo (y esto será tentador, especialmente en sus inicios), luego se encontrará trabajando 20 horas al día y aún no podrá pagar las cuentas. El cobrar de menos también lastima la industria en general; los clientes que han pagado de menos esperan y piden precios absurdamente bajos.
Use Software Legal
Cerciórese de que todas las copias de su software sean versiones comerciales. No utilice software educacional o pirata. Esto es muy importante y debe ser parte de su presupuesto de arranque.
Separe las Finanzas Personales de las Finanzas del Negocio
No hay mucho que agregar sobre este tema. Le ahorrará innumerables dolores de cabeza en la época de pago de impuestos.
Comercialización (Marketing)
Incluso los clientes más confiables tienen malas épocas, así que asegúrese de mantener constantemente el nombre de su compañía en la mente de sus clientes. Comunicarlo de palabra es lo mejor, pero conseguir nuevos trabajos requiere generalmente invertir dinero.
La importancia de la Imagen
No se puede exagerar la importancia de mantener una imagen positiva a los ojos de sus clientes actuales y potenciales. Conozca bien la identidad de su compañía para poder proyectar esa identidad hacia los clientes.
La identidad visual es crítica. Imprima tarjetas de visita, papel con membrete y sobres. Diseñe un buen logotipo o contrate a alguien para hacerlo si su empresa no se dedica al diseño.
Vista acorde a la ocasión. Cuando visite a un cliente, vista como alguien que va a hacer negocios, no como el estereotipo de diseñador gráfico, medio afeitado y de playera negra, que nos honra con su presencia media hora más tarde. Suena exagerado, pero sucede con demasiada frecuencia.
Haga de su oficina un lugar agradable. Si sus clientes tiene que esperar, mantenga la oficina limpia, organizada y hospitalaria. Haga buen café. Compre sillas cómodas. Cerciórese de que tengan un buen lugar donde parquear su vehículo.
Eche Mano de Recursos Externos
Aprender el funcionamiento del negocio le tomará bastante tiempo y mucha perseverancia. Sin embargo, hay muchos recursos que existen para ayudar a los negocios a tener éxito y conseguir trabajos. Por ejemplo:
Su Cámara de Comercio local.
SCORE
Asista a seminarios de negocios. Usted puede aprender mucho y establecer una poderosa red de contactos. Muchos seminarios son gratuitos.
Creativepro.com. Muchos recursos valiosos como un stock de fotografías, contratos del negocio, regalos y más. US$29.99/año.
Elance.com. Una causa de desavenencias entre muchos diseñadores, por las tarifas ridículamente bajas que pagan, pero es un buen lugar para encontrar el trabajo cuando el resto del mundo le ha cerrado las puertas.
Si aún quiere comenzar un negocio, no me queda nada por decir excepto buena suerte.
Tiene que tener fuego en las entrañas o fracasará. Son muchas horas de trabajo duro y le esperan épocas agotadoras y de increíble frustración. Pero las recompensas ser su propio jefe, poder trabajar en diversos proyectos, sentir ese proverbial sentido de realización son todos resultados muy reales.
Una nota especial para los que están en la escuela
Cuando estaba en la escuela, lo que quería más que nada, era abrir un negocio de soluciones a la medida para creadores de contenido multimedia. Le pregunte a mis profesores dijeron que era una buena idea. Le pregunte a mis compañeros dijeron que era una buena idea. Entonces tome una pasantía de seis meses en una compañía de nuevos medios cuyo enfoque era streaming audio y conocígente tan pobre que dormía en la bodega de equipo porque no tenían la experiencia para triunfar en lo que estaban haciendo. (Casualmente, tampoco tenían un plan de negocios.)
Antes de empezar un negocio recién salidos de la escuela, esperen a acumular un poco de experiencia en el mundo real. Empecé mi compañía de diseño cuando tenía 23 años y mi negocio sufrió por ello. No porque fuera joven e ingenuo (bueno,
no tan joven ni tan ingenuo), simplemente porque no estaba lo suficientemente fajado en las calles para lograr un éxito REAL.
El conocimiento técnico y talento en bruto tiene sus limitaciones. Cuando
uno trabaja en una compañía, puede ver como funciona un negocio ya establecido: como se administra el flujo de trabajo, como se atiende a los clientes, como los jefes tratan a los trabajadores, y la naturaleza crítica de las fechas límite, sin importar que tan justas estén. Estas son lecciones invaluables que no enseñan en la escuela.
Kevin Potts es el creador y el autor de graphicPUSH, un
sitio de recursos orientado a diseñadores Web y diseñadores de impresión. Cuando no se encuentra atareado trabajando como diseñador independiente, produce música y disfruta una cerveza en Kansas City.